| اهداف و برنامه عملیاتی پیشنهادی دفاتر حج و زیارت استانها در سال 1404 |
| ردیف |
اهداف عملیاتی |
شاخص ها / فعالیت / اقدامات / پروژه ها |
| 1 |
افزایش سطح رضایتمندی ، اطلاع رسانی به مخاطبین، ارتقاء خدمات به زائرین و تکریم ارباب رجوع |
رضایت سنجی مردم از خدمات دستگاه از طریق سامانه راهبری میز خدمت |
| رضایت سنجی ارباب رجوع از خدمت ارائه شده توسط کارکنان از طریق کد دو بعدی |
| پاسخگویی به موقع به شکایات وارده در کارتابل سامانه های رسیدگی به شکایات، سازمان بازرسی کل کشور، سامد و توجه به حقوق زائرین و تلاش برای صیانت از آن |
| پیگیری شکایات مربوط به سفرهای زیارتی (مجاز یا غیر مجاز) |
| پیگیری امور دفتر بازرسی سازمان در استان تا حصول نتیجه |
| شفاف سازی و اطلاع رسانی فرایندهای ارائه خدمات |
| شفاف سازی و اطلاع رسانی هزینه های سفر زیارتی به زائرین |
| بررسی و پیگیری گزارشات دریافتی حراست تا حصول نتیجه |
| تحویل و دریافت فرم تکریم ارباب رجوع و پایش و نتیجه گیری و انعکاس نظرسنجی |
| اطلاع رسانی عمومی برای تعیین روز ملاقات مردمی با مدیر دفتر حج و زیارت |
| گسترش همکاریهای رسانه ای و تصویری مجموعه حج و زیارت برای حضور بیشتر در سطح خانواده و جامعه و اثر گذاری لازم |
| حضور و ارتباط با رسانه های نوین و روشنگری نسبت به انتقادات ،شایعات،شبهات و ابهامات |
| ثبت و انتشار اخبار و اطلاعیه های استانی از طریق صدا و سیمای مرکز استان، سامانه اطلاع رسانی حج و زیارت استان و شبکه های مجازی تحت اختیار |
| مستندسازی و تولید محتواهای رسانه ای از برنامه ها و فعالیت ها و دستاوردها |
| تشکیل کمیته بررسی و اخذ خسارات وارده به زائرین از بابت تغییر و قصور خدمات شرکت های مجری در عراق |
| 2 |
توسعه مدیریت و ارتقای منابع انسانی |
هم اندیشی مدیر و کارکنان از طریق برگزاری جلسات ماهیانه |
| هماهنگی با برنامه های سازمان از طریق شرکت در جلسات شورای مدیران سازمان به صورت حضوری یا ویدیو کنفرانس |
| تعامل و همکاری با دستگاههای اجرایی سطح استان در راستای پاسخگویی به مکاتبات و درخواست های قانونی ایشان از طریق شرکت در جلسات شورای اداری استانداری و سایر جلسات مرتبط در استان |
| ارزیابی عملکرد کارکنان با انجام مراحل ارزیابی عملکرد الکترونیکی در سامانه چارگون اداره کل منابع انسانی |
| افزایش توانمندی و تخصص کارکنان با شرکت در دوره های ضمن خدمت |
| توزیع عادلانه کارهای اداری بین همکاران جهت بهره وری بیشتر بر اساس توانمندی ها |
| تجلیل از کارمندان فعال، ضابطه مند، منظم و تابع مقررات |
| 3 |
مستند سازی اقدامات جهت ارزیابی عملکرد دستگاه |
تشکیل جلسات کارگروه توسعه مدیریت دستگاه و پیگیری اجرایی کردن مصوبات آن |
| تهیه مستندات ارزیابی عملکرد دستگاه و درج آن در سامانه ارزیابی عملکرد (تسما) |
| انجام دستورالعمل ها و پیگیری امور مرتبط با ارزیابی عملکرد دستگاه |
| 4 |
تدوین گزارش های تحلیلی و آسیب شناسی فرآیندهای سازمانی |
تحلیل و آسیب شناسی عوامل موثر بر بهره وری کارکنان استان |
| شناسایی چالش های سازمان و ارائه راهکار سازنده در جهت بهبود عملکرد و فرایندهای سازمانی |
| ارائه گزارش های تحلیلی و آماری از عملکرد حج و زیارت استان به مراجع ذیصلاح |
| تدوین گزارشات تحلیلی و آماری لازم جهت ارائه در سامانه ارزیابی عملکرد |
| ارائه گزارش آسیب شناسی عملکرد شاخص های اختصاصی و عمومی |
| 5 |
ثبت نام و اعزام زائرین به عمره و حج تمتع |
توزیع و تخصیص ضابطه مند کاروانهای عمره و حج تمتع |
| نظارت بر روند ثبت نام زائرین در کاروانهای عمره و حج تمتع |
| پیگیری،نظارت،کنترل وانجام نقل و انتقال قبوض حج تمتع و عمره مفرده با اجرای دستورالعمل های مربوطه |
| کنترل ورصد میزان مشارکت ودرخواست های افراد جهت نقل و انتقال سندها در سامانه " تشرف" و اتخاذ تدابیر لازم در سطح استانی با توجه به آمارعرضه و تقاضا |
| کنترل مستمر آمار میزان مشارکت ودیعه گذاران در سامانه "رزرو حج" وتعامل با مبادی ذیربط برای اطلاع رسانی های لازم |
| انجام امور مربوط به رفع مغایرت های اطلاعات ودیعه گذاران حج تمتع و فاقد تایید ثبت احوال وفق فرآبند سیستمی ابلاغ شده |
| تعامل و هماهنگی لازم با ایستگاه پروازی و کلیه مبادی ذیربط در استان |
| پیگیری و نظارت بر روند اجرا و ثبت به موقع صورتجلسات پروازهای عمره و تمتع در سامانه مربوطه |
| پیگیری صدور مجوز بلیط زایرین عمره و تمتع |
| پیگیری امور لازم و مرتبط به بیمه زائرین حج و عمره |
| پیگیری امور مربوط به بیمه و خسارات زائرین حج تمتع |
| 6 |
ثبت نام و اعزام زائرین به عتبات عالیات (عراق و سوریه) |
تعامل، همکاری و هماهنگی لازم با شرکت های مجری و دفاتر زیارتی در مسائل مربوط به عتبات عالیات و سوریه |
| نظارت بر روند ثبت نام زائرین در اربعین و کاروانهای عتبات عالیات و سوریه |
| نظارت و هماهنگی در خصوص تردد زائرین عتبات و اربعین (استانهای مجاور مرز عراق) |
| نظارت بر نحوه اجرای بسته های زیارتی یا توزیع و تخصیص سهمیه های عتبات عالیات و سوریه |
| نظارت بر روند اجرای اعزام های زمینی و پروازهای عتبات عالیات و سوریه |
| پیگیری گزارش ها و اشکالات سفرهای انجام شده و آسیب شناسی و رفع نواقص |
| 7 |
توانمندسازی و آموزش کارگزاران و زائرین |
نظارت بر برگزاری دوره های آموزشی حضوری یا مجازی برای کارگزاران |
| برگزاری جلسات کمیته آموزش استان و تدوین صورتجلسات |
| برگزاری همایش ها و جلسات توجیهی برای عوامل اجرایی سفرهای زیارتی |
| حضور در شهرستانهای استان و دیدار چهره به چهره با زائرین و کارگزاران زیارتی و بررسی درخواستهای آنان |
| افزایش کیفی برنامه های آموزشی زائرین از طریق ابزار و روشهای به روز از جمله آموزشهای مجازی |
| توجه به افزایش کیفی مسائل فرهنگی و آموزشی و و راهبری سیستم آموزشی با بکارگیری ابزار و وسائل جدید و اثرگذار و انجام امور کلاسهای مجازی وحضوری کارگزاران در استان |
| 8 |
توسعه بخش خصوصی و جذب عوامل اجرایی |
اجرای دوره های آموزشی برای فراخوان های اعلامی سازمان در امر جذب کارگزار جدید |
| پیگیری نواقص آموزشی کارگزاران و تعریف دوره ها متناسب با نیاز کارگزاری استان |
| ثبت نام عوامل جدید زیارتی و تشکیل پرونده حراستی عوامل پذیرفته شده |
| بررسی درخواستها و تشکیل و ارسال پرونده متقاضیان واجد شرایط صدور مجوز زیارتی |
| فراخوان و تشکیل پرونده عوامل اجرایی جهت انجام مصاحبه از آنها |
| 9 |
احراز صلاحیت عوامل اجرایی برای اعزام به حج و عمره و عتبات عالیات |
هماهنگی برای برگزاری آزمونهای تخصصی مربوط به جذب کارگزاران |
| تشکیل کمیته احراز صلاحیت های حرفه ای و تخصصی عوامل و بررسی و تایید صلاحیت عوامل اجرایی برای اعزام ها |
| پاسخگویی به استعلامات حراست |
| 10 |
نظارت بر دفاتر زیارتی و امور کارگزاران |
تشکیل کمیته های بدوی رسیدگی به تخلفات زیارتی |
| پیگیری امور حقوقی مربوط به فعالیت های غیر مجاز زیارتی در محاکم قضایی |
| نظارت بر عملکرد دفاتر زیارتی با سرکشی دوره ای از دفاتر زیارتی |
| بازدید از مکان پیشنهادی متقاضیان تاسیس، تمدید و تغییر محل دفاتر زیارتی |
| بررسی اسناد و مدارک متقاضیان تاسیس دفتر / شرکت زیارتی |
| بررسی عملکرد سالانه دفاتر زیارتی (مالیات، ارزش افزوده) |
| بازرسی از فرایند ثبت نام در کاروان های زیارتی |
| نظارت بر قراردادها و عملکرد شرکت های مجری طرح عتبات استانی |
| نظارت بر رستورانها و مراکز خدمات رفاهی طرف قرارداد با شرکت مجری استان در مسیر تردد زائرین عتبات عالیات |
| فراهم کردن زمینه ارتباط مستقیم مراجعه کننده با مدیر از طریق فضای مجازی |
| 11 |
همکاری در راستای ارتقاء خدمات فرهنگی |
همکاری در برگزاری جلسات بعثه مقام معظم رهبری |
| پیگیری اعزام روحانی یا مداح توسط بعثه همراه کاروان های زیارتی |
| توزیع اقلام فرهنگی برای زائرین عمره و تمتع |
| توسعه و ترویج فرهنگ اقامه نماز و تشکیل جلسات شورای اقامه نماز دستگاه |
| اجرای برنامه های فرهنگی و مذهبی و هفته حج و تبلیغات محیطی در ایام و مناسبت های ملی و مذهبی |
| پیگیری حضور اعضای بسیج پایگاه در مناسبتهای ملی و مذهبی |
| استفاده از ظرفیت نهادهای فرهنگی در گسترش فرهنگ حج و زیارت |
| بکارگیری حداکثری توان رسانه های کشور به خصوص صداو سیما در گسترش فرهنگ حج و زیارت با حفظ مصالح زائرین |
| استفاده از ارتباط منسجم و سازنده با حوزه های علمیه، مساجد و دانشگاه ها |
| استفاده بهینه از زمان هفته حج برای ارتقاء و گسترش فرهنگ حج و زیارت |
| نصب بنرهای مناسبت و پخش اذان و ادعیه در مناسبت های فرهنگی و حضور در راهپیمایی ها و ... |
| شرکت در نشست ها و همایش های برون سازمانی با موضوع فرهنگی و دینی |
| شرکت در برنامه های مربوط به شورای فرهنگ عمومی استان و شهرستان ها |
| 12 |
اجرای صحیح قوانین و مقررات اداری و مالی |
نظارت بر حسن انجام امور اداری و مالی دفتر حج و زیارت استان |
| انجام وظایف محوله در ماموریت های اداری داخل و خارج از کشور |
| کنترل تردد، مرخصی ها و ماموریت کارکنان |
| ثبت و بایگانی نامه های وارده و صادره و ارجاع به و واحدهای مربوطه |
| اجرای دستورالعملها و بخشنامه ها |
| تنظیم و تایپ صورتجلسات اداری |
| بررسی اوراق و مکاتبات مشمول بخشنامه ابلاغی جهت امحا یا انتقال به سازمان اسناد و کتابخانه ملی |
| برآورد بودجه سالانه دفتر حج و زیارت استان |
| اخذ مجوز خرید تامین ملزومات اداری مورد نیاز |
| ثبت اسناد حسابداری و تهیه ترازنامه و تسویه اسناد مالی دفتر حج و زیارت استان و بستن حسابها در پایان سال مالی |
| پرداخت لیست بیمه کارکنان استان در تامین اجتماعی و خدمات درمانی |
| ثبت اطلاعات معاملات در سامانه ستاد |
| ثبت صورت معاملات فصلی در سامانه امور مالیاتی |
| بررسی اسناد مربوط به کارپردازی |
| پیگیری و تمدید بیمه نامه وسایل نقلیه اداری و ساختمان اداری |
| قرارداد با سرویس دهنده اینترنت و قرارداد خطوط MPLS |
| پرداخت قبوض خدمات عمومی و انجام سایر خدمات مالی |
| نظارت بر رعایت پروتکل های بهداشتی در محیط اداری و جلسات و همایش ها |
| 13 |
حفظ و مراقبت از اموال سازمانی |
نگهبانی، کنترل و نظارت بر اموال دفترحج و زیارت استان |
| پشتیبانی سخت افزارها و نرم افزارها |
| تعمیر و نگهداری تجهیزات و تاسیسات |
| ثبت اطلاعات اموال در سامانه اموال سازمان |
| کنترل مبادی ورودی و خروجی ساختمان و محوطه |
| 14 |
انجام خدمات عمومی و مدیریت سبز |
مدیریت مصرف آب ، سوخت ، انرژی و مدیریت پسماند در محیط اداری بمنظور بهینه سازی الگوی مصرف |